Lancé en 2021, Fleet Agency est le système de ventes directes de Volkswagen Group France destiné aux grandes entreprises. Ce dispositif concerne exclusivement les clients "flottes Grands Comptes" ayant des volumes de ventes significatifs, indépendamment du mode de financement et du type d’énergie (thermique, hybride, hybride rechargeable ou 100% électrique). Il couvre l’ensemble des six marques représentées par Volkswagen Group France et gère environ 30 000 ventes annuelles, facturées directement aux clients et livrées par les réseaux de partenaires des marques concernées.

Pour Lahouari Bennaoum, Directeur de Mobility Solutions Volkswagen Group, les fondements de cette nouvelle forme de vente directe étaient très clairs dès son lancement en 2021 :

« Fleet Agency permet d’impliquer l’ensemble du réseau français dans la vente aux clients Grands Comptes, alors que cette activité était jusqu’ici concentrée sur quelques distributeurs parisiens et lyonnais. Désormais, chaque partenaire en France métropolitaine peut entretenir une relation avec une société qui rayonne au niveau national et dont les utilisateurs sont répartis sur sa zone d’influence. D’un point de vue financier, la vente directe permet de diminuer le besoin en fonds de roulement (BFR) du réseau de partenaires concessionnaires sur les clients Grands Comptes, d’autant que les livraisons pour certains clients sont souvent concentrées sur quelques périodes. »

Jean-Baptiste Estève, Directeur des Ventes aux Entreprises et du Back Office Fleet Agency au sein de Mobility Solutions, explique le fonctionnement administratif :

« Notre mission, depuis le démarrage de ce nouveau métier en 2021, était d’alléger en priorité les procédures et d’améliorer la relation client. L’organisation avec le réseau de Partenaires repose sur deux missions :

• Un « agent référent » en charge des commandes et de la relation commerciale avec le client (prospection, commande, suivi du véhicule)
• Un « agent livreur » en charge de la mise à disposition du véhicule à son utilisateur final (préparation esthétique, mécanique et administrative du véhicule, mise en main)

Les agents référent et livreur peuvent être identiques, ou différents. Fleet Agency permet en effet de livrer partout en France métropolitaine en faisant acheminer un véhicule sur le site de distribution de la marque concernée le plus proche de l’utilisateur. Par exemple, une commande passée à Brest par un agent référent peut être livrée à Châteauroux par un agent livreur. »

Avec plus de 20 collaborateurs, les équipes du Back Office Fleet Agency chez Volkswagen Group France assurent la validation des commandes, le suivi administratif et la gestion logistique.

WeFleet : un outil pour fluidifier les processus

WeFleet a été lancé le 13 novembre 2024 avec une couverture de 100 % du réseau. Il a été conçu en six mois en collaboration avec un éditeur de logiciels expert des métiers de l’automobile. Un programme de formation, un accompagnement du Back Office VGF et un suivi sur le terrain ont été mis en place.

Jean-Baptiste Estève, à l'initiative de cette transformation, souligne les améliorations clés apportées par WeFleet : « Nous avons tiré de précieux enseignements des premiers obstacles rencontrés en 2023, corrigés grâce à WeFleet, qui optimise l’organisation du Back Office :

• Dossier unique : les agents (référent et livreur) ainsi que le Back Office Fleet Agency VGF peuvent suivre l’ensemble du cycle de vie d’une commande Fleet Agency.
• Messagerie : agent référent et livreur peuvent échanger ensemble.
• Commandes plurales
• Lecture automatique des bons de commande
• Transmission automatique des statuts des véhicules aux clients finaux et/ou LLD
• Contremarques automatiques
• Conditions commerciales en lecture directe dans WeFleet »

« WeFleet est l’outil central du traitement des commandes Grands Comptes chez Volkswagen Group France. Son objectif est de faire gagner du temps et de réduire au maximum les tâches administratives pour la gestion des 30 000 véhicules annuels des marques Volkswagen, Audi, SEAT, Skoda, Cupra et Volkswagen Véhicules Utilitaires », explique Lahouari Bennaoum.

Mobility Solutions est la division de Volkswagen Group France en charge, pour les six marques, des activités Ventes aux Entreprises, Véhicules d’occasion, Loueurs Courte Durée, Loueurs Longue Durée et Nouvelles Mobilités.